Při rozhodování se o správě Vašeho IT si předem musíte zodpovědět klíčové otázky:
- Jak naší společnost postihne výpadek serveru třeba na 4 hodiny, den nebo týden ?
- Máme data každý u sebe, nebo využíváme centrální sdílení dat na serveru nebo v cloudu ?
- Jak často služby a pomoc s IT potřebujeme ? Jen pár hodin týdně, nebo stále a chci mít vlastního zaměstnance co bude vždy po ruce ?
- Stačí mi na IT správu někdo kdo umí nainstalovat Windows, nebo potřebuji někoho chytrého s certifikáty co mě zajistí opravdu bezpečný chod firmy ?
Pro správné zodpovězení těchto otázek Vám poradíme na co se zaměřit a pokud si na ně sami odpovíte tak budete vědět jakou cestou je nejlepší se pro Vás vydat.
Teď k jednotlivým otázkám:
Jak naší společnost postihne výpadek serveru třeba na 4 hodiny, den nebo týden?
Pokud Váš provoz stále není závislý na internetu a práci na počítači a děláte služby a nebo výrobu kde Vás neřídí počítač, tak si výpadek být bez počítače třeba den nebo týden umíte představit.
Ale většina firem kde počítače používají okrajově si neumí představit že by jim nefungoval počítač. Firmy ale i živnostníci potřebují reagovat na emaily, mají systémy na objednávky zákazníků, řízení výroby….
A mnoho firem říká o kolik peněz by přišli při výpadku provozu třeba za hodinu, den nebo týden.
Proto podle toho jak si zde odpovíte je vhodné nastavit si zabezpečení a podporu IT tak aby se těmto výpadkům předešlo a byli jste ochotni investovat do IT a zabezpečení minimálně třeba měsíčně nebo ročně částku srovnatelnou se ztrátou co by jste měli za den bez všech IT služeb.
U firem kde chod IT není důležitý může IT spravovat při práci třeba šikovný zaměstnanec, pokud jsou výpadky citlivější, tak je vhodné volit externí firmu na outsourcing IT služeb, nebo si zajistit vlastní IT oddělení.
Máme data každý u sebe, nebo využíváme centrální sdílení dat na serveru nebo v cloudu?
I zde podle toho zda Vám stačí mít všechna data na jednom počítači nebo notebooku, případně mít data na nějakém serveru nebo NAS zařízení v práci tak aby s nimi mohlo pracovat více uživatelů, nebo nechcete mít vlastní hardware a využijete cloudových služeb a máte data někde v uložiti poskytovatele cloudové služby jako je třeba Microsoft ( Microsoft 365 / Office 365 ), Dropbox , Google Drive a mnoho dalších podobných, kde máte data přístupná a jen platíte za službu a nepotřebujete mít vlastní zařízení na kterém data jsou.
V případě že data máte jen u sebe na počítači a nepotřebujete je dávat nikomu dalšímu, tak moc žádnou pomoc od IT specialisty nepotřebujete. Podobně je tomu i u cloudových služeb, kde Vám stačí mít jen věci dobře nastavené na počítači či notebooku a o službu se Vám stará třetí strana. Pokud máte data u Vás ve firmě na serveru nebo NAS, tak již potřebujete zajištění technické IT podpory aby se uživatelé ke všemu co potřebují dostali, vyřešili se požadavky nových nastavení a práv, aktualizací, zabezpečení před útoky hackerů, zabezpečení před výpadkem elektrické energie a možnou ztrátou dat a zálohování dat pro případ poškození dat nebo nechtěnému nebo úmyslnému smazání dat. V tomto případě potřebujete IT podporu s lepším technickým vzděláním.
Zde zmíněnou ochranu a zálohování dat využije i ten kdo má data jen u sebe na PC nebo notebooku aby třeba v případě poškození disku nepřišel o všechna data co měl. U cloudových služeb je možnost zálohování si dat někam také, ale všechny tyto firmy data nějak sami zálohují a pravděpodobnost že přijdete u nich o data je malá, ale zcela vyloučit nejde nikdy nic.
Jak často služby a pomoc s IT potřebujeme ? Jen pár hodin týdně, nebo stále a chci mít vlastního zaměstnance co bude vždy po ruce?
Bez ohledu na body 1 a 2 je měsíční časová náročnost pro zajištění hladkého chodu IT služeb závislé více na počtu zaměstnanců než na tom jak a kde data máte a jak je pro Vás klíčové mít data stále dostupná. Jistá časová náročnost je i pravidelná údržba a aktualizace, ale největší časová náročnost je podpora uživatelů a s tím spojené nastavování, řešení změn co se vyžadují a tak dále.
Z našich zkušeností jde říci že rozumná firma cca do 5 zaměstnanců využívá řádově několik hodin měsíčně pomoci IT specialistů. U firem řádově kolem 20 zaměstnanců jsou požadavky co je zapotřebí téměř každý den a řekněme že cca do 20 hodin za měsíc by se správa IT mohla vejít. Zde to na první pohled vypadá, že co zaměstnanec to jedna hodina měsíčně co potřebuje nějakou pomoc. Tato nápověda je nějak použít, ale je zavádějící jelikož každý uživatel a každá firma má jiné nároky a požadavky. Třeba u firem kolem 50 zaměstnanců co potřebují IT by se dalo říci že by se teoreticky dalo vejít do 50 hodin měsíčně pro IT technika, teoreticky dalo, ale z našich zkušeností firmy kolem 50 a více zaměstnancích s IT vybavením využijí podporu IT technika na celý pracovní den.
Stačí mi na IT správu někdo kdo umí nainstalovat Windows, nebo potřebuji někoho chytrého s certifikáty co mě zajistí opravdu bezpečný chod firmy?
Zde si asi každý sám odpoví vhodně pokud má na firmě jen počítače a tiskárnu, nemá server a stačí třeba jen něco napsat ve Wordu, poslat email a vytisknout, tak stačí někdo kdo má základní zkušenosti s IT.
Pokud firma má server, zabezpečení před viry a hackery, více zaměstnanců a větší systémy, tak potřebuje IT technika co už umí více věcí a nejlépe aby se soustavně vzdělával na aktuální věci a dělal si školení a certifikáty.
Závěrem :
Pokud jste si tyto otázky prošli a sami si na ně umíte zodpovědět co potřebujete a je pro Vás důležité, tak víte na kolik hodin měsíčně potřebujete IT technika a s jakým IT vzděláním a zkušenostmi. Pokud potřebujete technika stále a nesmí onemocnět, odjed na dovolenou… tak potřebujete mít jeho plnou náhradu a někoho druhého srovnatelně šikovného.
Pokud tedy máte jen pár PC a data jen u sebe a nic nevyžadujete, tak stačí asi občas párkrát za rok výpomoc nějakého známého nebo kamaráda co se v IT vyzná a pomůže když má čas.
Pokud už chcete častější bezpečnější služby, tak je vhodné mít nejlépe dva své techniky pro případ nemoci… nebo externí firmu co má více servisních techniků. Pokud by jste si vzali externí firmu kde je jen jeden technik bez náhrady, tak to nevyřeší Váš problém dostupnosti technické podpory pokud třeba technika někde srazí auto a nemá náhradu a zastupitelnost.
Zde se pak podle časové náročnosti a počtu požadavků co v průměru měsíčně máte a ochoty platit technikovi další vzdělávání v oboru IT rozhodujete zda všechny tyto starosti předáte na IT firmu která se zabývá IT službami pro firmy ve Všem okolí, nebo si zaměstnáte vlastní IT techniky.
I zde jsou odpovědi pro Vás snadné co se Vám vyplatí, pokud si uděláte průzkum kolik by Vás stála tato IT správa od firmy a kolik by jste zaplatili za IT technika, tak u firem do 20 až 50 zaměstnanců ( dle oboru a počtu požadavků co jsou ) se vyplatí si najmout externí firmu.
U firem nad 50 zaměstnanců se vyplácí už mít své IT zaměstnance nebo šikovnou IT firmu co nahradí IT oddělení a umí nabídnout služby po celou pracovní dobu u zákazníka s technikem na místě bez nutnosti čekat na reakční dobu.
Pro představu jaké jsou aktuální ceny IT služeb můžete najít třeba na našem webu https://www.netfox.cz/sluzby/cenik-sluzeb
Pokud by jste chtěli poradit ohledně Vašeho IT, co a jak změnit, nebo jak zajistit jeho vhodnou správu, tak nás kontaktujte.